Faustregel: Du musst sie definieren, bevor sie genutzt wird. Wenn du sie ausserhalb anderer Funktionen benutzt, ist das einfach: Füg sie irgendwo vor der Stelle ein, an der du sie benutzt.
Benutzt du sie hingegen in einer anderen Funktion, musst du sie einfach nur vor der Stelle einfügen, von der aus die andere Funktion aufgerufen wird. Auch wenn nicht unbedingt notwendig, kannst du hierbei auf Nummer sicher gehen, indem du sie DIREKT vor der Funktion einfügst, in der du sie benutzt; dann kann es dir zumindest nicht passieren, dass du sie mehrfach definierst (was nicht erlaubt ist: Dein Script bricht dann mit der Fehlermeldung "Cannot redeclare <function-name>()" ab.
Alternativ kannst du sie in einer eigenen Datei definieren; solltest du die Funktion in mehreren Dateien benötigen und dir unsicher sein, wie diese zusammenhängen, kannst du nach obigen Regeln an die Stelle, an die du sonst die Funktion geschrieben hättest, stattdessen ein
include_once 'meine_funktionen.php';
schreiben - auf diese Art und Weise bekommst du die o.g. Fehlermeldung nicht (oder zumindest nur, wenn du wirklich einen Funktionsnamen verwendest, der bereits vergeben ist).